Hantera inventering

Kontroll över lagret börjar med en noggrann räkning. Under ett år är det aktuellt att genomföra inventeringar. Den här användarguiden ger en översikt över hur du som inventeringsansvarig ska hantera inventering.

Det finns två sätt att räkna på i Telaris:

1. Årsinventering
2. Löpande inventering

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

• Hantera inventering
• Årsinventering
  • När ska inventeringen genomföras
  • Korrigeringsdatum
  • Perioden mellan korrigeringsdatum och faktiskt räkningsdatum
  • Hantera en årsinventering
• Löpande inventering
  • När ska inventeringen genomföras
  • Korrigeringsdatum

Årsinventering

När ska inventeringen genomföras

Huvudregeln är att lagret ska räknas vid räkenskapsårets slut, vilket för de flesta innebär vid kalenderårets slut. Denna räkning kallas oftast för en årsinventering. Då är det ett krav att absolut alla varor ska räknas.

Korrigeringsdatum

För den som administrerar och styr inventeringen är det önskat korrigeringsdatum som bland annat kan avgöra om ni ska genomföra en årsinventering eller löpande inventering i Telaris.
Alltså att du som inventeringsansvarig vill att korrigeringsdatumet på ditt lagersaldo i Telaris skiljer sig från räkningsdatumet.

Korrigeringsdatum sätts per lager som är skapat i Telaris. Med hänsyn till standardlagerrapporterna i systemet är det mycket viktigt att den inventeringsansvarige har ett medvetet förhållande till fastställandet av korrigeringsdatum. Det är korrigeringsdatumet som definierar vilka utdata dessa lagerrapporter ger vid önskad tidpunkt.

Det valda korrigeringsdatumet blir gällande tidpunkt på lagerfliken inne på produktkortet, och i anteckningsfältet visas hur många som räknades på räkningsdatumet, samt av vem.

Genom att använda årsinventering i Telaris har ni möjlighet att korrigera lagersaldot bakåt i tiden från räkningsdatumet.

Till exempel om ni räknar den 2 januari men vill ha korrigeringsdatum 31.12 året innan. Om ni då sätter korrigeringsdatum till 31.12 kommer även lagerrapporterna ni tar ut per 31.12 att visa utdata baserat på inventeringen.

Perioden mellan korrigeringsdatum och faktiskt räkningsdatum

Systemet hanterar om det har varit varurörelse (inköp/försäljning) mellan korrigeringsdatum och räkningsdatum. Detta betyder att duintebehöver ta ställning till det när du ska registrera fysiskt antal på räkningsdatumet.

Ni som räknar ska endast räkna det antal ni faktiskt har fysiskt av varor i lager den dag ni räknar.

Hantera en årsinventering

I Telaris definieras lagret av lager och tillhörande lagerplatser. Det betyder att ett lager kan bestå av flera lagerplatser.

I Telaris är det admin-användare som kan skapa nya lager och följaktligen har tillgång till att hantera en årsinventering.

Det är här, i "Manage annual count", vi har samlat allt vi anser är nödvändigt för att den inventeringsansvarige ska kunna genomföra en grundlig, systematisk och effektiv årsinventering i Telaris. I den här vyn har den inventeringsansvarige bland annat översikt över:

1. Korrigeringsdatum
2. Starta och stoppa årsinventering
3. Framsteg på aktiva räkningar
4. Kontrollrapport
   1. Både före, under och efter räkningen har du lagerlistan tillgänglig här
5. Senaste räkningar per lager, inkl. rapport över avslutade räkningar

Om du som är inventeringsansvarig vill börja räkna kan du bara klicka på aktuellt lager, så kommer du direkt till räknefönstret.

Det är möjligt att genomföra både årsinventering och löpande inventering samtidigt i Telaris, menintepå samma lager. Det betyder att om du startar en årsinventering på ett lager låses detta tills du stoppar årsinventeringen. Till exempel att ni kör årsinventering på huvudlagret, men samtidigt vill genomföra löpande inventering på butikslagret.

Vi har valt att ge en vänlig påminnelse till admin-användare ända tills årsinventeringen är stoppad i systemet, detta för att det inte ska skapa oavsiktliga fel med tanke på korrigeringar av räkneresultat. Detta betyder att var ni än navigerar i systemet kommer ni som är admin-användare i Telaris att ha ett meddelande högst upp på skärmen om en pågående årsinventering.

Detta är samtidigt en genväg som gör det enkelt att navigera till "Manage annual count" för dig som är inventeringsansvarig.

Löpande inventering

Om alla dina varor i Telaris är lagerstyrda och du använder den kompletta lagermodulen i Telaris, alltså inköp-varumottag-plockning-fakturering, så har du en löpande lagerredovisning i systemet.
Detta betyder att alla lagerrörelser kopplade till varorna registreras i systemet under året.Med en sådan lösning kan du använda löpande inventering.

Det finns ytterligare krav på intern kontroll vid en löpande inventering. Vi rekommenderar därför att du kontaktar din redovisningskonsult eller revisor om du är osäker på om du kan lägga upp löpande inventering.

När ska inventeringen genomföras

Vid löpande inventering räknas varorna löpande under året. Tidpunkter för räkning och indelning av vad som ska räknas när, är något ni själva måste definiera och ha kontroll på.
Även om tidpunkten för löpande inventering skiljer sig från årsinventering, är det fortfarande ett krav att absolut alla varor ska omfattas av de räkningar som görs under året.

Count started

Räkningsdatumet under fliken "Settings"uppdateras alltid efter dagens datum. Det betyder att du måste ändra "Count started" om du räknar över flera dagarochoch samtidigt vill att varorna du räknade igår ska vara markerade som "counted".

Korrigeringsdatum

Vid löpande inventeringkommer korrigeringsdatumet i systemet att vara lika med det faktiska räkningsdatumet. Det betyder att om du till exempel räknar den 2 januari blir detta också tidpunkten då lagersaldot korrigeras i systemet.

Även om ni använder löpande inventering rekommenderar vi ändå generellt att ni då och då kör en fullständig inventering av samtliga varor.

Vägledning:Förberedelser före inventering i Telaris